Reis do Economato - Blog

Inventários

Tue, 03 May 2022 10:37:00 +0000

Inventários mal necessário?

Quem gosta de inventários?

Quem gosta de perder dois ou mais dias em contagens exaustivas?

O inventário é um procedimento presente na vida de quem trabalha em logística e, quer se goste ou não, é essencial para evitar ruturas de stock, quebras e imprevistos.

Na logística dos grandes grossistas este processo está mais avançado com auxílio de picking e até da robótica, na hotelaria ainda é tudo muito manual.

E se não houverem inventários?

A primeira vez que trabalhei num hotel sem inventários mensais fiquei "WOW, como é isto possível!"

Numa realidade assim continuam a fazer-se inventários; o ecónomo ou o chef de cozinha quando verificam o stock à segunda-feira acabam por estar a inventariar de forma mais ou menos rigorosa. O controller quando vai ao bar ou restaurante verificar meia dúzia de garrafas está a inventariar. A grande diferença neste modelo de gestão é puderem realizar-se os procedimentos de fecho mensal sem a necessidade e obrigatoriedade de inventários.

Se o hotel tem um grupo de 300 pessoas não se tem de largar tudo para ir fazer inventários. Como muitas vezes é complicado conciliar a operação com este procedimento administrativo!

Quem já trabalhou neste modelo sem inventários mensais?

Quais as vantagens e desvantagens que apontam em relação ao modelo mais tradicional?

#reisdoeconomato #almoxarifado #logistica #hotelaria #controlo #inventario

Controlo de Custos - Curva ABC

Mon, 14 Mar 2022 18:54:00 +0000

Curva ABC como funciona?

Um chef de cozinha veio chamar-me a atenção:

- Quanto chegou de hortelã da ribeira hoje?

- 500 gr chef.

- Por isso é que o food cost está alto, só pedi 250 gr. Recebes mais quantidade do que peço!

- Chef, o fornecedor só entrega aos molhos de 500 gr.

Como tomar decisões fundamentadas?

Tirei a curva ABC nesse dia para ajudar o chef a perceber o porquê de ter o food cost alto. O último artigo da lista com um valor aproximado de 2€ era a hortelã da ribeira.

Na classe A tinha carnes e peixes com compras superiores a 1000€ e a preocupação do chef naquele dia foi a hortelã da ribeira!

Um dos papéis essenciais da logística é produzir informação. Um chef de cozinha com mais de 200 referências de artigos não vai conseguir controlar todos, porém se reduzirmos essa lista aos 20% com mais impacto (classe A) já será mais fácil esta tarefa de gestão e controlo.

Finalidade da Análise

Tendo em conta que a classe A equivale a 20% dos artigos, no entanto, tem um peso entre 60 a 80% dos custos, o nosso maior esforço e atenção deve estar nesses produtos. Ao fazermos uma gestão mais eficiente destes teremos uma redução significativa nos custos.

Porque havemos de ser medíocres se podemos ser excecionais?

Nuno Silvério

Compras eficientes - Economato qual o papel?

Wed, 23 Feb 2022 09:40:00 +0000

"Perto de zero é lixo" - diz um Chef que conheço. Já o povo diz "o barato sai caro".

É tudo uma questão de análise, por exemplo, compra de fruta e legumes:

A mercadoria que é entregue sexta feira vem do fornecedor mais competitivo nos preços; os produtos quarta gama trazem dois dias de validade, o aspeto não é o mais fresco e a generalidade das frutas estão bem maduras. Foram gastos 1000€ invés de 1100€ no fornecedor logo a seguir na análise de preço.

Poupamos 100€?

Só o saberemos mais tarde.

Vamos à análise:

Segunda feira os produtos quarta gama não consumidos vão para o lixo, há nas câmaras frigoríficas fruta podre que terá de ser descartada... O Chef de cozinha resmunga porque o fornecedor não presta!

Vamos mudar de fornecedor?

Qual o valor de quebras?

Pesamos toda a mercadoria a descartar, valorizamos a mesma a preço de custo e tiramos conclusões:

Gastamos 1000€ na compra mais 50€ de quebras o nosso fornecedor afinal custou 1050€.

Tivemos 150€ de quebras? Então o nosso fornecedor "barato" custou 1150€ e à partida mais 50€ do que a alternativa de preço logo a seguir...

A resposta às perguntas atrás devem ser sempre respondidas pela análise e não pelo senso comum.

Os nossos fornecedores devem ser escolhidos por esta análise rentabilidade/preço e não pela simpatia ou por o logotipo ser mais bonito que o da concorrência.

Economato - Qual o papel?

O verdadeiro papel da logística é produzir este tipo de informação para que os decisores escolham as opções que considerarem mais eficientes para o sucesso da empresa.

Um departamento de logística pode ajudar a empresa a "ganhar" milhares de euros/ano. Quem ainda acha que são apenas "os tipos do armazém"?

Porque havemos de ser medíocres se podemos ser excecionais?

Nuno Silvério

Liderança - O profissionalismo

Tue, 11 May 2021 08:13:00 +0000

Profissionalismo o que é?

Profissionalismo, segundo o Dicionário da Língua Portuguesa, pode ser definido como:

“Substantivo masculino; Actividade de uma pessoa que faz uma coisa por ofício; Brio profissional; Contrário de Descuido, Desleixo, Incúria, Negligência; Qualidade do que é profissional.”

Eu costumava definir o profissionalismo pelo Passado da pessoa (o 'background', as 'Casas' que tinha frequentado e a sua evolução ou não), a Sabedoria (o 'know how', ou seja, os conhecimentos técnicos) e a Proactividade (a inteligência para compreender a realidade onde se encontra oferecendo soluções à equipa mesmos que não sejam pedidas).

Os primeiros contactos com colegas novos, as primeiras semanas a colaborar com eles, as primeiras conversas, e tirava a 'pinta': “Epah este tipo é bom” Ou “Temos máquina” Ou “Este é fraquinho”.

Profissionalismo - Como medir?

Como se mede o profissionalismo? Será algo assim subjectivo e de difícil análise, algo que advém da empatia ou não pela pessoa e colega, ou será possível quantificar com dados mensuráveis?

As Instituições, que estão sempre acima das pessoas sejam elas o Director ou o Auxiliar de Limpeza, devem ter uma Visão facilmente apreendida por todos e Regras escritas e bem definidas que se possam reflectir nas definições de funções de cada um, os vulgarmente chamados 'Job Descriptions'.

O 'Job Description' deve apresentar as tarefas específicas para cada função tendo em vista as necessidades da empresa, das equipas e do bem-comum, na busca de atingir os objectivos definidos que se enquadram na Visão existente.

A avaliação da valia do colaborador deve ser feita pelo cumprimento ou não das tarefas que lhe estão destinadas.

Independentemente do QI, das capacidades atléticas ou da empatia que se possa nutrir pela pessoa, a sua valia para a empresa é o cumprimento das suas funções, como a empresa sendo toda uma grande engrenagem em que cada peça é essencial ao seu bom funcionamento. Basta que uma peça empene para que toda a engrenagem fique emperrada e a máquina fique em esforço.

Importância de ter bons profissionais

A pessoa é um bom profissional quando cumpre as suas tarefas e respeita as regras da empresa, tudo o resto é subjectivo.

Uma árvore tem várias folhas e ninguém pode dizer que há uma folha mais importante do que as outras, todas são parte da árvore e têm a sua importância.

Porque havemos de ser medíocres se podemos ser excepcionais?

Nuno Silvério

Economato - Recepção de Mercadoria

Tue, 27 Apr 2021 11:06:00 +0000

A sua Recepção e Conferência de Mercadoria é eficiente?

Sabia que pode ganhar 10.000€ com uma boa Recepção e Conferência de material?

Factores a ter em conta numa correcta Recepção e Conferência de Material:

📌 O que pedimos e o que é entregue;
📌 O que é entregue e o que foi facturado;
📌 O preço a que encomendamos e o preço na factura...

📌 Há ainda que ter em atenção o material entregue que não foi pedido, ou entregue em excesso (devolver), e o material facturado sem ser entregue...

Resultado
Todos estes pontos, no final do ano, podem reflectir-se facilmente numa poupança ou num gasto de mais 10.000€.

(valor exemplificativo e que varia consoante o volume de encomendas mensal - pode reflectir, por exemplo, a diferença entre 1% de falhas ou 5% falhas).

Assista ao vídeo com a Joana Lourenço, Responsável de Economato.

Não esquecer!

Porque havemos de ser medíocres se podemos ser excepcionais?

Nuno Silvério

Liderança - Delegar

Thu, 22 Apr 2021 08:35:00 +0000

Liderar, a dificuldade em entregar tarefas

“Se queres uma coisa bem feita tens de ser tu a fazê-la”, é um ditado popular já muito antigo. As pessoas que pensam assim, com certeza, têm dificuldade em delegar.

Delegar significa:

de·le·gar (latim delego,-are,delegar,confiar)

-Transferir poder, função, competência (etc) a outrem, que passa a poder representar e agir em nome de quem transferiu esse poder, função ou competência;

-Incumbir, cometer, confiar.

(in Dicionário Priberam da Língua Portuguesa)

Delegar, Empowerment, transferir responsabilidade

Se imputamos responsabilidade a alguém temos de definir qual o objectivo a atingir, não quer dizer que a outra pessoa o vá fazer como nós o faríamos mas, o que teremos de avaliar será a eficácia da conclusão da tarefa.

Há pessoas que têm dificuldade nisto porque têm a necessidade de controlar, por norma, são demasiado exigentes. Não há um único caminho para chegar ao destino, temos de manter a mente aberta a novas possibilidades.

Mudança

Já é tempo de mudar o ditado para: “Se queres uma coisa feita à tua maneira tens de ser tu a fazê-la”.

Porque havemos de ser medíocres se podemos ser excepcionais?

Nuno Silvério

Food cost em Sistema de Custo Directo

Fri, 16 Apr 2021 16:14:00 +0000

Food cost, o que é?

(In “Emília e o Food Cost” – Franco Louise – Edições do Gosto – 2004)

“Cara Emília, responder à sua pergunta não é fácil! Posso afirmar que é:

· Um valor fixado em percentagem, que estabelece a relação entre o custo das matérias-primas usadas na confecção dos seus pratos e o preço de venda destes;

· Um valor que indica a sua habilidade na gestão da cozinha;

· (…)

Ou também poderei continuar a assegurar que é uma campainha de alarme que toca...

· Quando estão a usar muitos ingredientes caros na cozinha e os pratos custam muito;

· Quando não é aplicado o preço correcto e se está a perder dinheiro;

· Quando não se escreveu as receitas para os pratos e não há uma ideia do custo real da cozinha;

· Quando os cozinheiros deitam fora muita coisa e os baldes de lixo ficam cheios muito rapidamente;

· Quando se aceitam compromissos com os fornecedores.”

Food cost, a fórmula

Aritmeticamente, o Food cost é um rácio que se calcula comparando os custos de comidas com as respectivas receitas geradas.

O Food cost acaba por ser o resultado de um conjunto de vários factores; desde gestão de compras, volume de stocks, controlo na recepção das mercadorias e devoluções, desperdício de matéria-prima, quebras, capitações dos pratos e preços de venda dos mesmos.

Compras Directas

Num sistema de compras directas, ou seja, quando na análise de custos não se contabilizam os artigos de comida em inventário, tudo o que se compra é assumido que será consumido brevemente (nomeadamente num prazo máximo de 5 a 7 dias).

Compra = Consumo

Este sistema obriga a que se faça uma cuidada gestão do material em armazém sejam artigos perecíveis, carne, peixe, legumes, os chamados ‘Frescos‘, ou os restantes artigos, especiarias, leguminosas secas, enlatados, açucares, farinhas, os denominados ‘Secos’.

A realização de Inventário Mensal não é obrigatória, porém é muito importante a realização de Inventários Sazonais para se quantificar o valor dos stocks e avaliar o possível impacto que este valor possa estar a ter na estrutura de custos de F&B.

Food cost elevado, porquê?

Voltando à ‘Emília e o Food Cost’:

“Muito bem Emília, aproveitemos (…) e analisemos juntos quais podem ser as causas para um Food Cost elevado (…):

- Armazenamento excessivo de mercadorias perecíveis;

- Política de compras pouco competitiva (…)

- Corrupção entre comprador e fornecedor; (…)

- Compras excessivas;

- Muitas compras em relação às vendas (…)

- Furtos por parte dos adeptos nas entregas;

- Falta de controlo das facturas por preço, quantidade e qualidade das mercadorias;

- Ausência de um sistema de controlo para assegurar um crédito sobre as mercadorias que voltam para trás;

- Mercadorias compradas a peso... e que não foram pesadas! - Falta de controlo da qualidade dos produtos alimentares, da parte de pessoal qualificado;

- Facturas aceites e assinadas sem um controlo real das entregas; - Falta de controlo entre a quantidade pedida e quantidade recebida; - Aceitar uma entrega incompleta e sucessivo pagamento da factura, sem ter verificado se a mercadoria em falta foi recebida;

- Armazenar mercadorias perecíveis a temperaturas não apropriadas; - Mercadorias insuficientemente protegidas com tampas ou com plástico transparente;(…)

- Contaminação de parasitas;

- Ausência de um controlo diário sobre os produtos perecíveis; - Áreas de armazenamento insuficientemente protegidas contra furtos;

- Desorganização nas áreas de armazenagem;

- Ausência de um limite de acesso às áreas de armazenagem: apenas os adeptos do trabalho devem entrar!

- Ausência de um registo na distribuição das mercadorias.”

Alinhamento

Todas as semanas é importante calcular o Flash Food Semanal para se ter a noção do desempenho das equipas e se poder adoptar medidas correctivas para melhorar o mesmo.

Todos os inícios de mês deve ser comunicado às equipas qual o Orçamento de Food cost, o qual será a meta para todos os envolvidos no processo de F&B; Cozinha, Sala, Logística e Compras.

"O único local onde o sucesso vem antes do trabalho é no Dicionário." (Albert Einstein)

Nuno Silvério

#reisdoeconomato

Economato do Hotel

Thu, 15 Apr 2021 18:13:00 +0000

"Economato? Que raio."

Já lá vai o tempo em que pedi assistência a uma Câmara Frigorífica que não surgia...

Passadas duas semanas, e depois de vários telefonemas, lá me chegou o técnico ao qual eu perguntei:

“-Estava difícil!”

Ao que ele me respondeu:

“Eu não dava com o Hotel, perguntei à empresa para onde era a assistência e responderam-me 'no Economato' mas, coloquei no GPS e não me aparecia nenhum Hotel chamado Economato aqui na zona!”

Parece anedota mas, é verídica esta história. =)

Economato significado

O Economato é esta secção mais ou menos obscura que os clientes e quem não trabalha no ramo muitas vezes nem imaginam que existe ou como funciona.

Geralmente, é aquele espaço na cave, no piso subterrâneo ou um mero cubículo na garagem do Hotel.

É aquela zona onde se guardam os materiais e algumas matérias-primas não perecíveis e onde toda a gente recorre quando estes artigos faltam ou quando querem dar uma escapadela.

Por vezes, espécie de psicólogo, onde os colegas passam a desabafar enquanto espreitam se há alguma requisição pronta para levar para a sua secção.

Há os que chamo “orçamentistas” que passam sempre a aferir o tamanho das requisições porém, que nunca os vi a carregar uma, deixando-as sempre para o próximo numa atitude altruísta de garantir que o colega tem trabalho.

Por vezes, espaço de discussão futebolística mas, com superior qualidade em relação aos programas do género na televisão portuguesa. =)

Como diz o Sr. Júlio acérrimo adepto de futebol: “O Economato é o médio que recupera a bolas e a coloca à disposição dos pontas-de-lança para marcarem golos.” Segundo ele, os 'Pontas-de-Lança' são os colaboradores que trabalham em contacto directo com o público.

É a zona neutra onde cozinheiros e empregados de mesa se cruzam de igual para igual, longe da eterna guerra que se passa no 'topo' dos “queima cebolas” contra os “gamelas” na luta pelo serviço de excelência.

A importância do Economato

Independentemente do piso, da dimensão e da cor mais ou menos cinzenta, o Economato é essencial na Recepção e Conferência das mercadorias, na Distribuição das mesmas para as várias secções do Hotel, é o garante dos Stocks Mínimos, é a rede que ampara os trapezistas, é o Hospital de campanha da Cruz Vermelha para acorrer a todas as Urgências.

Nós não nascemos bons, tornamos-nos bons porque trabalhamos no Economato. =)

Porque havemos de ser medíocres se podemos ser Excepcionais?

Nuno Silvério

#reisdoeconomato

Logística, a Arte de Satisfazer Necessidades

Thu, 08 Apr 2021 16:20:00 +0000

Um dia no Economato

“-Epah, preciso de material!” - Quantas vezes não nos irrompe um colega pelo armazém em passo acelerado e ar desesperado quebrando a tranquilidade do meio dos montes de facturas e transferências internas pendentes de lançamento no nosso amigo 'Materials Control'?

Os meus armazéns são geridos como um cofre, não guardo produtos, guardo dinheiro, e o meu objectivo é responder às necessidades dos meus clientes internos despendendo o mínimo de recursos possíveis. Olho para os produtos como amontoados de moedas e quanto menos dinheiro estiver parado no armazém, mais dinheiro tem o meu patrão para investir e fazer crescer a empresa.

Trabalho com uma política de 'Just-in-Time' e 'Turnovers' altos.

Para os meus colegas da 'Operação', os Artistas, aqueles que lidam directamente com o cliente, não lhes interessam muito estas contas, a prioridade deles é vender sonhos, é satisfazer os clientes cada vez mais exigentes num mercado cada vez mais competitivo.

Economato o que é?

A Logística, ou o mais conhecido 'Economato', é pois o facilitador de todos os artigos necessários para satisfazer as necessidades dos clientes internos que por sua vez vão responder à demanda dos clientes externos.

Para responder a todas as necessidades mantendo a eficiência na gestão dos stocks a chave é Informação. Com pequenas regras, Pedidos de Requisição para um período específico, que pode ir de um dia a uma semana, e conversas mais ou menos informais que se mantêm com os Chefes de Secção, conseguem-se conciliar as entregas dos fornecedores com as necessidades evitando stocks exagerados.

Hotelaria, arte mágica

Aquele colega desesperado vai sempre surgir de quando em vez porque a Hotelaria é um negócio de pessoas para pessoas e nunca se consegue prever tudo. O factor humano cria todos os dias novos desafios, no entanto, esse é o papel da Logística, responder a necessidades e criar soluções, sempre com um sorriso porque esta é a nossa Arte.

"O único local onde o Sucesso vem antes do Trabalho é no Dicionário." (Albert Einstein)

Nuno Silvério

#reisdoeconomato

Liderança: Construir Equipas

Wed, 07 Apr 2021 17:47:00 +0000

Liderar é fácil

Liderar é fácil, difícil é construir as melhores equipas; esta é a minha filosofia.

Quantos de nós não temos uma caixa em casa onde guardamos os parafusos, porcas, buchas (etc) para quando andamos em bricolage? Com certeza, muitos de nós.

Quando estamos a montar uma estante ou a colocar um quadro recorremos a esta caixa, na maioria das vezes, com as peças soltas e procuramos uma bucha ou um parafuso que encaixe. Não estamos muito preocupados com a cor, se foi o que compramos há mais ou menos tempo, simplesmente, somos práticos e completamos a nossa tarefa com a peça que nos falta.

Porquê complicar?

Porquê que quando contratamos alguém para as nossas equipas questionamos acerca da sua idade, género, orientação sexual, experiência passada? Porque não avaliamos apenas se esse "parafuso" pode encaixar na tarefa pretendida?

Simplifiquemos, deixemos de lado as nossas ideias preconcebidas, procuremos os nossos colaboradores como procuramos o "parafuso" que encaixa, definamos o que precisamos. Podemos escrever numa folha as características adequadas ao Job Description; Pontualidade, Rigor, Conhecimento do Programa X, Domínio da Língua Y (etc) e depois procuremos essas características nas entrevistas com os candidatos. Dediquemos bastante tempo ao processo de recrutamento, façamos análise dos vários candidatos, várias fases de entrevista e se possível testes psicotécnicos.

Exemplo

Por exemplo, a Nucor, uma siderurgia norte-americana, procurava colaboradores que gostassem de entrar cedo e com capacidade de trabalho. Concluíram que os agricultores tinham as características que procuravam e que seria mais fácil ensinar agricultores a fazer aço do que ensinar ética de trabalho dos agricultores a pessoas que não a têm. Assim, em vez de instalarem siderurgias em cidades com tradição no sector, decidiram localizá-las em zonas tradicionalmente agrícolas. (in “De Bom a Excelente”, Jim Collins, Casa das Letras).

Conseguiram as pessoas certas para o trabalho.

Empatia

O mais complexo na construção de uma equipa é criar empatia entre os membros, gerir os egos e aí, benditos "parafusos" que não falam nem discutem entre si.

Porque havemos de ser medíocres se podemos ser excepcionais?

Nuno Silvério

#reisdoeconomato